Hướng dẫn google sheets conditional formatting change text - văn bản thay đổi định dạng có điều kiện trên google sheet

Bảng tính chứa số lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng Pivot để tóm tắt dữ liệu đó, nhưng nếu bạn muốn có được một cái nhìn sâu sắc chỉ bằng cách liếc nhìn trên trang của bạn thì sao? Định dạng có điều kiện trong Google Sheets sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc đó.

Định dạng có điều kiện, điều này cho phép bạn làm nổi bật các ô đáp ứng một số tiêu chí nhất định có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về bảng tính trong nháy mắt và tạo bảng tính có thể đọc được nhiều hơn bởi toàn bộ nhóm của bạn. Nó cũng phục vụ như một cách tuyệt vời để theo dõi các mục tiêu, cho bạn dấu hiệu trực quan về cách bạn tiến bộ chống lại các số liệu cụ thể.

Tại đây, chúng tôi sẽ đi qua những điều cơ bản về định dạng có điều kiện trong Google Sheets. Để làm theo, sử dụng tờ demo của chúng tôi. Sao chép bảng tính, và sau đó chơi xung quanh với nó khi chúng tôi tiến hành thông qua hướng dẫn.

Định dạng có điều kiện là gì?

Định dạng có điều kiện của Google cho phép bạn thay đổi khía cạnh của một ô, đó là màu nền của ô hoặc kiểu văn bản của tế bào dựa trên các quy tắc bạn đặt. Mỗi quy tắc bạn đặt là một câu lệnh IF/SAT. Ví dụ: bạn có thể nói "nếu ô B2 trống, thì hãy thay đổi màu nền của ô đó thành màu đen."

Tất cả các quy tắc sẽ tuân theo cùng một cấu trúc, vì vậy hãy xác định các yếu tố khác nhau:

• Phạm vi. Phạm vi xác định ô hoặc tế bào mà quy tắc nên áp dụng cho. Trong ví dụ trên, phạm vi là "ô B2." Range defines which cell or cells the rule should apply to. In the example above, the range is "cell B2."

• Nếu nguyên nhân. Sự kiện kích hoạt nào cần phải xảy ra để quy tắc diễn ra? Trong ví dụ trên, nếu nguyên nhân là "trống rỗng." What trigger event needs to happen in order for the rule to play out? In the example above, the if cause is "is empty."

• Phong cách. Quy tắc sẽ diễn ra bằng cách thay đổi kiểu di động của bạn trong bất kỳ khả năng nào bạn chọn. Trong ví dụ trên, phong cách là "màu nền cho màu đen". The rule will play out by changing the style of your cell in whatever capacity you select. In the example above, the style is "background color to black."

Bạn đã sử dụng Zapier trước đây chưa? Điều này nghe có vẻ quen thuộc. Định dạng có điều kiện hoạt động rất giống ZAP: Nếu sự kiện kích hoạt xảy ra, thì hành động sẽ tuân theo.

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Chúng tôi sẽ đi vào các chi tiết bên dưới, nhưng đây là các bước cơ bản để định dạng có điều kiện trong Google Sheets:

Bước 1: Chọn một phạm vi. Bước 2: Nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện. Bước 3: Chọn kích hoạt của bạn từ thả xuống dưới các ô định dạng nếu Bước 4: Chọn kiểu định dạng của bạn theo kiểu định dạng. Bước 5: Nhấp vào Xong.: Select a range. Step 2: Click Format > Conditional Formatting. Step 3: Select your trigger from the dropdown under Format cells if… Step 4: Select your formatting style under Formatting style. Step 5: Click Done.

Để tìm hiểu thêm chi tiết và thực hành với bảng tính demo của chúng tôi, hãy tiếp tục đọc.

1. Chọn một phạm vi

Để bắt đầu sử dụng tính năng định dạng có điều kiện, bạn có hai tùy chọn.

Tùy chọn 1: Chọn một phạm vi (ô, cột hoặc hàng) và sau đó nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện. Điều này sẽ bật lên một thanh công cụ định dạng có điều kiện ở phía bên phải màn hình của bạn. Nếu bạn không xử lý quá nhiều dữ liệu, đây là cách để đi. Select a range (cells, columns, or rows) and then click Format > Conditional formatting. This will pop up a conditional formatting toolbar on the right side of your screen. If you're not dealing with too much data, this is the way to go.

Nếu bạn không có bất kỳ định dạng có điều kiện nào trong phạm vi đã chọn, nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện sẽ hiển thị thanh công cụ và tự động thêm quy tắc mặc định cho bạn, sau đó bạn có thể chỉnh sửa. Nếu bạn đã có quy tắc áp dụng cho phạm vi đã cho, nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các quy tắc hiện có và cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm quy tắc mới.

Tùy chọn 2: Nếu bạn đang làm việc với số lượng lớn dữ liệu, nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện ngay từ BAT, sau đó nhập phạm vi của bạn trong tab Áp dụng cho phạm vi. If you're working with large amounts of data, click Format > Conditional Formatting right off the bat, and then enter your range under the Apply to range tab.

Nếu bạn đang nhắm mục tiêu một ô duy nhất, hãy đặt thẻ của ô ở đó (ví dụ: A3). Nếu bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện của mình cho một phạm vi ô lớn hơn, hãy nhập thẻ của ô đầu tiên và cuối cùng trong phạm vi mong muốn của bạn, tách chúng bằng một dấu hai chấm (ví dụ: E3:E13).

Bạn có thể thêm nhiều phạm vi bằng cách nhấp vào biểu tượng ở bên phải của trường phạm vi và chọn thêm một phạm vi khác.

2. Chọn một phong cách

Nó có vẻ không phù hợp khi bắt đầu với kết quả, nhưng thời điểm bạn đặt ra nếu nguyên nhân, các ô của bạn sẽ thay đổi khía cạnh. Vì vậy, thật hợp lý khi đặt phong cách trước để bạn có thể thấy định dạng sẽ trông như thế nào khi bạn đi.

Theo kiểu định dạng, nhấp vào mặc định và bạn sẽ thấy các tùy chọn kiểu dáng mặc định.

Nếu không có tùy chọn nào trong số này là những gì bạn đang tìm kiếm, bạn có thể tạo một phong cách tùy chỉnh và làm như vậy không khác với việc chọn phong cách của bạn cho bất cứ điều gì khác trong bảng tính. Bạn có thể chọn cho kiểu văn bản được in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc strikethrough và bạn có thể chọn màu sắc phông chữ và màu nền ô.

Đối với bản demo này, chúng tôi sẽ làm việc với mặc định, đó là xoay nền của một ô màu xanh lá cây, nhưng hãy dành chút thời gian để chơi với kiểu dáng để xem màu nào nổi bật nhất với bạn.

Hãy cố ý về màu sắc bạn chọn. Chúng tôi liên kết các màu khác nhau với các chủ đề khác nhau, vì vậy hãy chắc chắn chọn một màu hoạt động với bảng tính cụ thể của bạn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng màu sắc cho lợi thế của bạn, hãy xem hướng dẫn của Canva về ý nghĩa màu sắc và biểu tượng.

3. Tạo nếu nguyên nhân

Kích hoạt cho một quy tắc định dạng có điều kiện có thể trông rất khác nhau trên cơ sở từng trường hợp. Hãy xem một vài lựa chọn.

Trong tờ demo của chúng tôi, chọn ô A1 và nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện. Theo mặc định, nếu nguyên nhân (ô định dạng nếu có) được đặt thành ô không trống, nhưng nhấp vào nó và bạn sẽ kéo xuống một loạt các tùy chọn.

Hãy xem xét kỹ hơn từng tùy chọn.

Định dạng có điều kiện với trống/không trống

Bộ tùy chọn đầu tiên của Cell Cell là trống và ô không trống, sẽ kích hoạt dựa trên việc có bất kỳ dữ liệu nào trong ô đó hay không. Ví dụ, chọn ô trống. Vì ô bạn đã nhấp vào (A1) trống, định dạng có điều kiện mặc định sẽ được áp dụng và bạn sẽ thấy màu thay đổi ô. Ảo thuật. (Lưu ý: Không thực sự là ma thuật.)

Nếu tại bất kỳ điểm nào, bạn muốn xóa định dạng có điều kiện của mình, nhấp vào ô có quy tắc được áp dụng, mở thanh công cụ định dạng có điều kiện và sau đó nhấp vào biểu tượng rác để xóa quy tắc. Nếu bạn muốn xem tất cả các quy tắc trên tài liệu của mình, hãy chọn toàn bộ trang tính và sau đó mở thanh công cụ định dạng có điều kiện.

Định dạng có điều kiện với văn bản

Với quy tắc dựa trên văn bản, một ô sẽ thay đổi dựa trên văn bản bạn nhập vào đó. Và bạn có thể kích hoạt nhiều tùy chọn khác nhau:

• Văn bản chứa

• Văn bản không chứa

• Văn bản bắt đầu với

• Văn bản kết thúc bằng

• Văn bản là chính xác

Giả sử bạn muốn làm nổi bật tất cả các đại diện của bạn ở Tampa.

Bước 1: Chọn Cột Office, Cột B và Nhấp vào Định dạng> Định dạng có điều kiện. Select the Office column, column B, and click Format > Conditional formatting.

Bước 2: Nếu được nhắc, nhấp vào Thêm quy tắc mới. If prompted, click Add new rule.

Bước 3: Trong các ô định dạng nếu chọn Văn bản có chứa. Sau đó, trong đó nó nói giá trị hoặc công thức, loại Tampa (không nhạy cảm trường hợp). Under Format cells if… select Text contains. Then, where it says Value or formula, type Tampa (not case sensitive).

Bây giờ, bất kỳ ô nào chứa từ tampa sẽ có kiểu mặc định được áp dụng. Và bởi vì bạn đã nhấn mạnh toàn bộ cột, bất cứ khi nào bạn thêm một đại diện mới trong văn phòng Tampa, nó sẽ được tô sáng để dễ dàng truy cập.

Toàn bộ hàng định dạng có điều kiện

Nhưng chúng ta hãy tiến thêm một bước. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn làm nổi bật toàn bộ hàng cho bất kỳ đại diện Tampa nào? Đó là nơi tùy chọn công thức tùy chỉnh xuất hiện.custom formula option comes in.

Bước 1: Chọn toàn bộ tập dữ liệu của bạn (trong trường hợp này là A3: F14) và chọn Định dạng> Định dạng có điều kiện. Nếu được nhắc, chọn Thêm quy tắc mới. Select your entire data set (in this case, A3:F14) and select Format > Conditional formatting. If prompted, select Add new rule.

Bước 2: Trong các ô định dạng nếu ..., chọn Công thức tùy chỉnh là (tất cả các cách ở phía dưới). Sau đó, bạn sẽ được nhắc cho một giá trị. Loại =$B3="Tampa". Under Format cells if..., select Custom formula is (all the way at the bottom). You will then be prompted for a value. Type =$B3="Tampa".

Bất kỳ hàng nào có Tampa trong cột B sẽ được tô sáng.

Làm thế nào mà nó hoạt động? Hãy phá vỡ nó.

Biểu tượng = chỉ ra sự khởi đầu của công thức. B3 là dữ liệu mẫu của bạn cho cột đó: Bạn đang chỉ ra rằng bạn muốn Google Sheets xem cột B, nhưng bạn cần chọn một ô cụ thể để làm như vậy. $ Trước đó là điều khiến Google Sheets chỉ nhìn vào cột B. (Nếu bạn đặt một ____77 khác ở phía trước 3, nó cũng chỉ nhìn vào hàng 3.) Và, tất nhiên E3:E130 nói với Google Sheets vì.

Bạn có thể làm điều tương tự nếu bạn muốn làm nổi bật bất kỳ hàng nào không bao gồm một giá trị nhất định. Có lẽ bạn muốn làm nổi bật bất kỳ đại diện nào không làm việc ngoài Tampa chẳng hạn. Để làm điều đó, bạn sẽ thay đổi thứ hai = thành E3:E132, vì vậy có vẻ như thế này: E3:E133.

Tất nhiên, tính năng công thức tùy chỉnh có thể được sử dụng cho nhiều trường hợp. Bạn có thể tham khảo một danh sách các công thức được Google Sheets chấp nhận, nhưng được cảnh báo: chúng được nâng cao khá nhanh.

Bạn có thể thêm nhiều hơn một quy tắc định dạng có điều kiện vào một ô nhất định. Google Sheets sẽ chạy qua từng người theo thứ tự mà chúng được tạo ra cho đến khi nó tìm thấy một điều kiện đòi hỏi phải thay đổi kiểu. Khi sự thay đổi đó được thực hiện, không có quy tắc định dạng có điều kiện nào khác sẽ ghi đè lên nó. Nếu bạn nhận thấy rằng quy tắc của bạn không hoạt động như bình thường, thì có thể là do nó bị chặn bởi một quy tắc khác. Hãy thử xóa quy tắc khác và xem nó có hoạt động không.

Định dạng có điều kiện với các số

Nếu bạn muốn kích hoạt định dạng có điều kiện dựa trên các số, bạn có tám tùy chọn:

• Lớn hơn

• Lớn hơn hoặc bằng

• Ít hơn

• Ít hơn hoặc bằng

• Bằng

• Không bằng

• Ở giữa

• Không phải là giữa

Trên bảng tính demo, giả sử bạn muốn làm nổi bật bất kỳ mục tiêu kéo dài nào: các ô nơi tăng mục tiêu là 20% hoặc cao hơn.

Bước 1: Đánh dấu cột "Tăng mục tiêu % trong doanh số", Cột E và chọn Định dạng> Định dạng có điều kiện> Thêm quy tắc mới> lớn hơn hoặc bằng. Highlight the "Goal % Increase in Sales" column, column E, and select Format > Conditional Formatting > Add new rule > Greater than or equal to.

Bước 2: Nhập E3:E134 vào trường được cung cấp. Type E3:E134 into the field provided.

Google Sheets nhận ra bất kỳ loại số nào từ phần trăm đến tiền tệ. Do đó, bạn có thể theo dõi mọi thứ từ hàng giờ trong phòng tập thể dục đến tỷ lệ phần trăm các mục tiêu đạt được để tài chính.

Bạn cũng có thể áp dụng toàn bộ định dạng hàng cho các số. Một lần nữa, thay đổi phạm vi để bao gồm tất cả các dữ liệu (A3: F14). Sau đó, trong các ô định dạng nếu công thức>> Công thức tùy chỉnh là, nhập E3:E135.

Bây giờ, bất kỳ hàng nào trong đó giá trị trong cột E lớn hơn hoặc bằng 20% ​​sẽ được tô sáng.

Bạn có thể chơi xung quanh với các toán tử để kiếm được ít hơn hoặc bằng (E3:E136), nhỏ hơn (E3:E137), lớn hơn (E3:E138) hoặc bằng (=).

Định dạng có điều kiện với tỷ lệ màu

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn xem mỗi mục tiêu rơi vào đâu trên một quang phổ? Với quy tắc tỷ lệ màu tại chỗ, bạn sẽ có một màu cơ bản được áp dụng cho một loạt các ô, nhưng màu sẽ khác nhau về cường độ dựa trên giá trị được nhập.

Trong tờ DEMO của chúng tôi, tô sáng cột E, chọn Định dạng> Định dạng có điều kiện, sau đó nhấp vào tab Tỷ lệ màu trong thanh công cụ định dạng có điều kiện. Định dạng mặc định sẽ xuất hiện, làm nổi bật tỷ lệ phần trăm thấp nhất với cường độ cao nhất.

Định dạng có điều kiện với ngày

Trước khi chúng tôi đi sâu vào việc sử dụng định dạng có điều kiện với ngày, điều quan trọng là phải giải quyết theo định dạng ngày rõ ràng. Chọn bất kỳ cột nào bao gồm ngày, nhấp vào Định dạng> Số và chọn kiểu bạn thích. Bạn có thể chọn thêm định dạng> Định dạng số tùy chỉnh nếu bạn muốn một cái gì đó không được liệt kê. Không quan trọng bạn chọn điều gì thì bất cứ điều gì dễ nhất để bạn đọc, nhưng chỉ cần chắc chắn rằng bạn phù hợp với định dạng của bạn.

Đối với định dạng có điều kiện dựa trên ngày, bạn có ba tùy chọn:

• Ngày là

• Ngày là trước

• Ngày là sau

Chúng ta hãy xem những gì chúng ta thấy là trường hợp hữu ích nhất để định dạng có điều kiện với ngày: Ngày là sau ngày hôm nay. Những gì điều này sẽ làm là làm nổi bật bất kỳ ô nào có ngày trong quá khứ, theo cách đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi thời hạn.

Trong bảng demo của chúng tôi, chúng tôi có một cột "Ngày By" (cột F), là ngày mà mỗi nhân viên được cho là đã tăng doanh số của họ theo tỷ lệ phần trăm trong cột D. Để thấy nó hoạt động, hãy thay đổi ngày Một trong những tế bào cho đến ngày hôm qua. Sau đó, chọn ô đó, nhấp vào định dạng> Định dạng có điều kiện> Ngày là trước> hôm nay.

Bạn sẽ thấy màu thay đổi ô. Ngoài ngày tương đối (hôm nay, ngày mai, ngày hôm qua, trong tuần qua/tháng/năm), bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện dựa trên một ngày chính xác.

Chỉ cần chắc chắn rằng bạn nhập ngày ở định dạng chính xác bạn có nó trong bảng tính (ví dụ: mm/dd/yyyy).

Bây giờ bạn đã hiểu những điều cơ bản của định dạng có điều kiện, hãy lấy tờ demo của chúng tôi và chơi xung quanh với nó. Bạn có thể sẽ tìm thấy hàng tá trường hợp sử dụng để định dạng có điều kiện để truyền đạt các mục tiêu, thời hạn tốt hơn và nhiều hơn nữa với nhóm của bạn.