Cách viết biên bản họp
Khi đi làm chắc hẳn ai cũng một vài lần phải viết hoặc xem qua những biên bản cuộc họp công ty. Thế nhưng không phải ai cũng biết cách viết biên bản cuộc họp chuẩn. Chính vì điều này mà hôm nay chúng tôi xin chia sẻ với bạn cách viết cũng như mẫu biên bản họp đầy đủ và chính xác nhất. Nào hãy cùng Cẩm nang mua bán tham khảo và tải ngay về nếu bạn đang tìm mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh dùng cho mọi trường hợp nhé. Show
Mục Lục
Biên bản cuộc họp là gì?Biên bản cuộc họp (gọi vắn tắt là biên bản họp) là loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể với nhau. Văn bản này thường là tổng hợp nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Khi kết thúc mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết về những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong buổi họp đó. Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người chịu trách nhiệm ghi lại nội dung buổi họp) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia. Đồng thời thư ký cũng sẽ ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng, then chốt nhất theo diễn biến của cuộc họp. Người thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng là người ghi nội dung cuộc họp. Thư ký cần biết cách viết biên bản cuộc họp chuẩn xác cũng như khả năng ghi tay hoặc đánh máy nhanh. Đảm bảo câu từ chỉn chu, rõ ràng và đặc biệt là không thêm bớt bất kỳ nội dung nào. Vai trò của biên bản họpBiên bản họp/ cuộc họp được xem là loại tài liệu ghi chép cụ thể những việc đã và đang xảy ra. Văn bản chưa có hiệu lực về mặt pháp lý. Nhưng đây vẫn là tài liệu quan trọng để chứng minh cho các sự kiện thực tế đã diễn ra. Nhờ biên bản hợp, các yêu cầu, chỉ đạo của cấp trên cũng như ý kiến xây dựng, đóng góp của nhân viên… được tổng hợp để về sau có thể dễ dàng đưa ra phương án, giải quyết phù hợp, kịp thời. Đây cũng là một văn bản có hiệu lực như lời nhắc nhở của cá nhân, phòng ban đã ký xác nhận và các cam kết của họ. Tương tự như một checklist công việc cần phải thực hiện. Biên bản cuộc họp cũng là tiền đề để người tham gia các cuộc họp có cùng nội dung sau đó có thể theo dõi, kiểm tra và đôn đốc các công việc cần phải thực hiện Có những loại biên bản họp nào?Tùy vào đặc điểm của cuộc họp cũng như từng cơ quan, tổ chức, đơn vị mà biên bản sẽ có những loại khác nhau. Trong đó một số loại biên bản phổ biến thường thấy là:
>>>Tìm hiểu thêm: Biên bản sự việc là gì? Mẫu biên bản sự việc chuẩn nhất 2022 Biên bản họp thường gồm nội dung nào?Mặc dù thực tế sẽ tùy thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của mỗi cuộc họp nội dung biên bản sẽ có những điều và mục thích hợp nhất. Tuy nhiên, cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất định phải có các nội dung sau đây:
Các yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họpBiên bản cuộc họp là loại văn bản hành chính quan trọng cần độ chính xác cao. Do đó cần nhiều lưu ý khi làm biên bản cuộc họp. Cụ thể là: Thứ nhất, chuẩn bị sẵn mẫuĐể đảm bảo bắt kịp tiến độ và ghi chính xác những nội dung diễn ra trong cuộc họp người thư ký/hoặc người được phân công nhiệm vụ ghi chép cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp với các nội dung sau đây:
Thứ hai, tốc độ ghi chép/đánh máy nhanh, tập trungLà người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn phải có tốc độ ghi tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng trong suốt cuộc họp. Hãy chăm chú lắng nghe. Tốt nhất nên có sẵn sổ ghi chép và máy tính để có thể lưu lại các thông tin. Thậm chí có thể dùng máy ghi âm để đảm bảo thông tin trong biên bản được trình bày rõ ràng và chính xác nhất. Thứ ba, chỉ ghi trọng tâmKhi các thành viên phát biểu sẽ có những dài dòng nhưng cần tóm tắt lại và chỉ ghi trọng tâm. Cách ghi biên bản cuộc hợp chuẩn nhất là không trình bày dài dòng, lan man hoặc nội dung không cần thiết vì vừa làm mất thời gian vừa làm bạn xao nhãng và bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đốiYếu tố chính xác là chìa khóa then chốt của biên bản họp cho mọi cơ quan, tổ chức. Vì đây là căn cứ để lãnh đạo công ty, người có thẩm quyền điều hành một số vấn đề sau đó nên cần độ chính xác rất cao. Chính vì điều này mà người ghi cần có tính khách quan, trung thực. Tuyệt đối không thêm hoặc bớt hay tự ý bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp. Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn dùng cho mọi trường hợpNếu bạn muốn biết cách viết biên bản cuộc họp nhanh thì hãy tải mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất tại đây. Hoặc coppy mẫu biên bản cuộc họp nội dung sau đây (nguồn https://luatvietnam.vn/) Biên bản cuộc họp
BIÊN BẢN CUỘC HỌP Về việc………………..……….. Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm ….. Tại …………………………………………………………………………….. Diễn ra cuộc họp với nội dung …………………………………………….. I. Thành phần tham dự: 1. Chủ trì : Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..……………… 2. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: …………………… 3. Thành phần khác: …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………. II. Nội dung cuộc họp: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… III. Biểu quyết (nếu có): – Tổng số phiếu: …………. Phiếu – Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… % – Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… % IV. Kết luận cuộc họp : …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản. Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
Tóm lạiTrên đây là chia sẻ của chúng tôi về cách viết biên bản cuộc họp chuẩn dành cho mọi cuộc họp và một số lưu ý cần biết khi soạn thảo. Chắc chắn thông tin này sẽ hữu ích với bạn. Để soạn thảo biên bản họp họp nhanh và chuẩn xác nhất hãy tải ngay mẫu mà chúng tôi chia sẻ bên trên về sử dụng nhé. Trần Thanh – Content Writer >> Xem thêm:
|