Công thức tùy chỉnh hoạt động như thế nào trong Google Trang tính?
|
Google Trang tính cung cấp nhiều tính năng nâng cao giúp trích xuất ý nghĩa từ một đống dữ liệu. Một trong số đó, đơn giản và đồng thời mạnh mẽ, là định dạng có điều kiện. Nó giúp biến các hàng và cột nhạt nhẽo của văn bản màu đen trên nền trắng thành một tập dữ liệu có màu sắc và hấp dẫn trực quan. Điều này tiết kiệm thời gian và cũng làm cho dữ liệu dễ đọc và có ý nghĩa hơn Show
Mục lục Định dạng có điều kiện của Google Trang tính là gì?Định dạng có điều kiện của Google Trang tính là một tính năng tự động thay đổi thuộc tính phông chữ của một ô, hàng, cột cụ thể và thậm chí cả màu nền của ô, dựa trên các quy tắc bạn đặt. Nói cách khác, công cụ này sử dụng sức mạnh trực quan hóa để làm nổi bật dữ liệu của bạn. Bằng cách tô màu các ô, bạn làm nổi bật các giá trị cụ thể, giúp chúng dễ xem hơn và dễ hiểu hơn đối với các bảng phức tạp. Với định dạng có điều kiện, dữ liệu trở nên hấp dẫn hơn về mặt trực quan và do đó, con người có thể đọc được Thời điểm bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tínhĐịnh dạng có điều kiện có thể được sử dụng trong thực tế bất kỳ quy trình làm việc nào để trực quan hóa thông tin. mẫu dữ liệu, điểm rắc rối, tin tốt hoặc thậm chí dữ liệu bị lỗi hoặc thiếu sót. Có thể không có công cụ Google Sheets nào khác có thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng như vậy
Nó cũng phục vụ như một cách tuyệt vời để theo dõi các mục tiêu, đưa ra các dấu hiệu trực quan về tiến độ so với các số liệu cụ thể. Và đó là chưa kể đến các báo cáo hàng ngày và hàng tuần, vốn có rất nhiều trong các tổ chức lớn. Chúng có thể trở thành một nỗi đau thực sự nếu bạn bận rộn và chúng không được định dạng có điều kiện, do đó, thoạt nhìn không có ý nghĩa gì. Vì vậy, định dạng có điều kiện có thể hữu ích bất cứ khi nào bạn muốn làm sống động mọi thứ trong bảng Google Trang tính của mình Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google SheetsTrước khi đi vào chi tiết, điều quan trọng là phải hiểu rằng bất kỳ công việc nào với định dạng có điều kiện đều tuân theo cùng một khuôn mẫu, có ba yếu tố chính
Các bước để làm theo là.
Hãy xem xét từng bước chi tiết hơn. Để làm được điều đó, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu được nhập từ Airtable sang Google Sheets với sự trợ giúp của Coupler. io
Kiểm tra danh sách tích hợp Google Trang tính có sẵn Bước 1. Nhấp vào Định dạng > Định dạng có điều kiệnBước đầu tiên khá đơn giản và hợp lý Bước 2. Chọn một phạm viĐối với bước thứ hai, bạn có hai lựa chọn ở đây. lựa chọn 1. Chọn một phạm vi (ô, cột hoặc hàng) rồi bấm Định dạng > Định dạng có điều kiện. Điều này sẽ bật lên một thanh công cụ định dạng có điều kiện ở bên phải màn hình của bạn. Nếu phạm vi dữ liệu của bạn nhỏ, đây là cách để thực hiện Lựa chọn 2. Nhấp vào Định dạng > Định dạng có điều kiện rồi nhập phạm vi của bạn trong tab Áp dụng cho phạm vi. Điều này đặc biệt thuận tiện khi bạn làm việc với lượng dữ liệu lớn và có nguy cơ mắc lỗi khi chọn phạm vi Nếu bạn nhắm mục tiêu một phạm vi ô, bạn nên nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng trong phạm vi và phân tách chúng bằng dấu hai chấm, như =G2>122 trong ví dụ trên. Nếu bạn cần đánh dấu một ô, hãy nhập thẻ ô thay vì phạm vi (e. g. , =G2>123). Bạn cũng có thể cần phải làm việc với nhiều phạm vi. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là nhấp vào biểu tượng ở bên phải trường phạm vi và chọn Thêm một phạm vi khác Ví dụ mình chọn dãy =G2>124 để tô màu Bằng cách này, bạn có thể đánh dấu bao nhiêu phạm vi tùy thích Bước 3. Đặt quy tắc định dạng có điều kiện trên Google Trang tínhkiểu định dạngViệc tiếp theo cần làm là chọn phong cách. Có vẻ như phản trực giác khi bỏ qua Định dạng ô nếu… và bắt đầu với kiểu trước, nhưng thời điểm bạn đặt điều kiện, các ô của bạn sẽ thay đổi kiểu. Đó là lý do tại sao đảo ngược thứ tự có vẻ thuận tiện hơn, mặc dù kết quả cuối cùng là như nhau. Để chọn một kiểu, bấm vào Mặc định trong Kiểu định dạng, và bạn sẽ thấy các tùy chọn kiểu mặc định Nếu không có tùy chọn nào trong số này hấp dẫn bạn, hãy tạo kiểu tùy chỉnh. Bạn có thể chọn kiểu văn bản là đậm, nghiêng, gạch chân hoặc gạch ngang và bạn có thể chọn màu phông chữ và màu nền của ô bằng cách nhấp vào nút chọn màu Định dạng ô nếu… – chọn trình kích hoạt của bạn từ danh sách thả xuốngChúng ta hãy xem cách phần điều kiện của định dạng hoạt động trong từng trường hợp cụ thể. Trình kích hoạt (Định dạng ô nếu…) mặc định là Không trống, nhưng khi nhấp vào trình kích hoạt, một danh sách gồm nhiều quy tắc mà bạn có thể áp dụng cho định dạng có điều kiện trong Google Trang tính sẽ xuất hiện. Đối với ví dụ đầu tiên của chúng tôi, hãy chọn Lớn hơn từ các tùy chọn thả xuống và áp dụng quy tắc Lớn hơn $10 cho phạm vi =G2>122, cột giá sản phẩm Hãy cũng sử dụng màu sắc để làm cho các con số rõ ràng và có ý nghĩa hơn. Đối với điều đó, chúng tôi sẽ áp dụng hai quy tắc riêng biệt
Và vâng, hãy nhớ nhấp vào Xong mỗi khi bạn muốn áp dụng các quy tắc của mình. ). Thang màu định dạng có điều kiện của Google Trang tínhMột điều tuyệt vời khác khi tô màu các ô của bạn là bạn có thể sử dụng thang màu để làm cho dữ liệu của bạn trông có ý nghĩa hơn và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Theo mặc định, Google Trang tính sẽ sử dụng thang màu giữa các giá trị tối thiểu và tối đa, nhưng bạn có thể thay đổi giao diện của thang màu bằng cách đặt các số tối đa và tối thiểu tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể muốn có một cái gì đó như thế này Định dạng có điều kiện tùy chỉnh trong Google Trang tính bằng Công thức tùy chỉnh làCó nhiều tùy chọn được cung cấp bởi tùy chọn Định dạng ô nếu…, nhưng có lẽ một trong những tùy chọn hữu ích nhất là tùy chọn công thức tùy chỉnh. Khả năng nhập công thức tùy chỉnh cho phép bạn linh hoạt hơn với dữ liệu của mình và mở rộng phạm vi thao tác có sẵn Để truy cập nó, bạn cần chọn danh sách thả xuống bên dưới Quy tắc định dạng, sau đó cuộn xuống dưới cùng và chọn “Công thức tùy chỉnh là…” Hãy nhớ rằng tất cả các công thức tùy chỉnh đều bắt đầu bằng dấu bằng (=). Ngoài ra, nếu bạn đã quen sử dụng các hàm AND và OR trong các công thức Google Trang tính thông thường của mình, thì tin vui là chúng cũng hoạt động ở định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính – các ví dụ về quy tắc định dạng khácHãy tiến thêm một bước và xem xét một số trường hợp khác, phức tạp hơn, được sử dụng thường xuyên hơn trong thực tế Quy tắc định dạng có điều kiện của Google Trang tính – văn bản chứaThông thường, bạn có thể muốn tìm hoặc đánh dấu một hoặc nhiều từ trong tập dữ liệu của mình. Rất dễ thực hiện với quy tắc dựa trên văn bản – một ô sẽ thay đổi dựa trên văn bản bạn nhập vào đó. Các tùy chọn cho quy tắc dựa trên văn bản là
Ví dụ: giả sử bạn muốn xem thực đơn có những loại bánh mì nào. Trong trường hợp này, bạn có thể chọn toàn bộ bảng (như trong trường hợp của tôi) của cột sản phẩm và chọn Văn bản chứa và nhập “sandwich”. Tất cả các loại bánh mì sẽ được làm nổi bật Định dạng có điều kiện của Google Trang tính dựa trên một giá trị ô khácĐôi khi bạn cũng có thể muốn áp dụng định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác. Giả sử bạn muốn tìm hiểu xem khách hàng nào của bạn hài lòng với sản phẩm. Đó là nơi tùy chọn công thức tùy chỉnh xuất hiện. Công thức áp dụng là =L2=TRUE Vì vậy, bất cứ khi nào định dạng có điều kiện kiểm tra một ô trong phạm vi C2. C21, nó kiểm tra điều kiện =L2=TRUE, trong đó L là cột có giá trị thể hiện sự hài lòng của khách hàng Logic tương tự có thể được sử dụng nếu bạn cần tìm ra ai mua những sản phẩm đắt nhất, trong trường hợp của chúng tôi là 13 đô la. Công thức cho điều này là =G2>12 Nếu bạn cần thực hiện lựa chọn của mình được nhắm mục tiêu hơn nữa, thì hãy thử sử dụng các hàm AND hoặc OR. Ví dụ: công thức sau đây sẽ làm nổi bật những khách hàng mua sản phẩm đắt tiền nhất và hoàn toàn hài lòng. =AND(L2=TRUE, G2>12) Cách định dạng có điều kiện toàn bộ hàng trong Google Trang tínhNhưng nếu bạn muốn làm nổi bật toàn bộ hàng, dựa trên một giá trị ô thì sao? . Một lần nữa, chọn Công thức tùy chỉnh là… từ trình đơn thả xuống và nhập =$С2="Federico Coria". Bất kỳ hàng nào có Federico Coria trong cột sẽ được tô sáng Chỉ cần lưu ý chọn toàn bộ tập dữ liệu của bạn, trong trường hợp của chúng tôi, =G2>126 Hầu như điều tương tự cũng nên được thực hiện nếu bạn muốn đánh dấu bất kỳ hàng nào không bao gồm một giá trị nhất định. Thay thế =G2>127 bằng =G2>128. Trong trường hợp của chúng ta, công thức mới sẽ như thế này =$С2<>"Federico Coria" Làm nổi bật các hàng thay thế với sự trợ giúp của định dạng có điều kiện trong Google Trang tínhCác dòng Zebra thường được sử dụng khi các báo cáo được in ra. Nó giúp tăng khả năng đọc của nó và mang lại cho nó một cái nhìn chuyên nghiệp hơn
=MOD(ROW(),2)=1 Thao tác này sẽ đánh dấu các hàng thay thế trong phạm vi đã chọn
Nếu bạn muốn đánh dấu một số hàng chẵn, hãy sử dụng =MOD(ROW(),2)=0 Định dạng có điều kiện cho các bản sao trong Google Trang tínhĐôi khi, bạn có thể cần xem các bản sao trong trang tính Google của mình – chẳng hạn như để có thể xóa chúng. Với chức năng định dạng có điều kiện, bạn thực sự không thể loại bỏ các bản trùng lặp, nhưng bạn có thể xác định và đánh dấu chúng. Đối với điều này, bạn cần sử dụng Công thức tùy chỉnh làm quy tắc định dạng và áp dụng công thức COUNTIF cho phạm vi dữ liệu đã chọn. Ví dụ: để xác định các bản sao trong cột =G2>129, công thức sau sẽ thực hiện công việc =COUNTIF($G$1:$G1,G1)>1 Đọc bài đăng trên blog của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách bạn có thể. Định dạng có điều kiện cho ngày thángDưới đây là một ví dụ về định dạng có điều kiện dựa trên ngày Chúng tôi đã đánh dấu các ô chứa giá trị trước giá trị ngày chính xác đã chỉ định. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện dựa trên các ngày tương đối (hôm nay, ngày mai, hôm qua, trong tuần/tháng/năm trước). Đọc bài đăng trên blog của chúng tôi để tìm hiểu thêm các trường hợp đánh dấu ngày Định dạng có điều kiện của Google Trang tính dựa trên thời gianBạn cũng có thể muốn định dạng có điều kiện trang tính của mình dựa trên thời gian. Rất dễ làm nếu bạn có thời gian làm cột riêng, như cột J trong sheet demo. Sau đó, bạn có thể chọn bất kỳ điều kiện nào áp dụng cho các số. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu các ô nằm trong khoảng từ =AND(L2=TRUE, G2>12)0 đến =AND(L2=TRUE, G2>12)1, bạn cần chọn Giữa từ trình đơn thả xuống và nhập các giá trị của bạn Nếu thời gian của bạn không nằm trong một cột riêng biệt, nhưng, giả sử, được kết hợp với ngày, thì mọi thứ sẽ không dễ dàng hơn chút nào. Trong trường hợp đó, bạn cần chọn Công thức tùy chỉnh là và nhập công thức sau =and(K2-int(K2)>=time(3,0,0),K2-int(K2)<=time(8,0,0)) Định dạng có điều kiện của Google Trang tính với nhiều quy tắcNhư chúng tôi đã đề cập, có thể thiết lập nhiều quy tắc định dạng có điều kiện trong Google Trang tính. Lời nhắc rằng bạn phải sử dụng nút Thêm quy tắc khác bên dưới quy tắc định dạng có điều kiện của mình. Dưới đây bạn có thể thấy nó trông như thế nào trong thực tế Cách đánh dấu giá trị thấp nhất hoặc cao nhất bằng định dạng có điều kiệnCũng có thể hữu ích khi biết cách đánh dấu các giá trị cụ thể trong bảng tính. Hãy xem cách bạn có thể xác định các giá trị thấp nhất và cao nhất. Bạn phải làm theo thuật toán tương tự, hy vọng đã quen thuộc và trong danh sách thả xuống Định dạng ô nếu, hãy chọn tùy chọn Công thức tùy chỉnh là. Công thức để sử dụng cho giá trị cao nhất là =G:G=max(G:G)
Để tìm giá trị thấp nhất, logic giống nhau. Công thức cần gõ sẽ là =G2>120 Định dạng có điều kiện của Google Trang tính bằng cách sử dụng hộp kiểmHộp kiểm và định dạng có điều kiện là một tính năng thú vị khác của Google Trang tính. Nếu hộp kiểm được đánh dấu, toàn bộ hàng sẽ thay đổi màu sắc hoặc kiểu phông chữ. Hãy xem làm thế nào để áp dụng nó trong thực tế. Trước hết, hãy chèn hộp kiểm từ tab Chèn. Để làm được điều đó, chúng tôi đã tạo một cột riêng, =AND(L2=TRUE, G2>12)3 Sau đó, chọn dãy cần định dạng có điều kiện. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là toàn bộ tập dữ liệu ( =G2>126). Và để hình dung rõ hơn, chúng tôi chọn một màu khác và kiểu phông chữ gạch ngang khi hộp kiểm được chọn. Điều cuối cùng cần làm là chọn Custom formula is và gõ =G2>121 Bây giờ mỗi khi bạn đánh dấu vào hộp kiểm của mình, quy tắc sẽ được áp dụng Định dạng có điều kiện của Google Trang tính trên các trang tínhChà, sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện trên các tab trang tính khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đánh dấu sản phẩm trong một tab trang tính, nó sẽ tự động áp dụng trên tất cả các tab trang tính mà không cần chỉnh sửa thủ công. Nhưng thật không may, quy tắc định dạng có điều kiện chỉ áp dụng cho tab mà chúng được nhập vào. Và không thể nhập chúng cho nhiều tab, chứ đừng nói đến các bảng tính khác nhau Định dạng có điều kiện của Google Trang tính không hoạt độngNếu bạn cũng là người yêu thích định dạng có điều kiện như chúng tôi và áp dụng nó thường xuyên hoặc đang thực hiện những bước đầu tiên để tìm hiểu công cụ hữu ích này, thì đôi khi bạn có thể gặp phải tình huống khi quy tắc định dạng có điều kiện không hoạt động. Chúng tôi đã chỉ ra bốn lý do chính tại sao điều này có thể xảy ra với bạn
Mọi kết quả TRUE khác sẽ không được tính. Bạn có thể thay đổi thứ tự bằng cách chuyển đổi các quy tắc xung quanh. Để làm được điều đó, bạn cần kéo hộp bằng ba dấu chấm xuất hiện ở bên trái 2. Định dạng có điều kiện hoạt động hơi khác so với các công thức Google Trang tính khác. Ví dụ: nếu trong công thức tùy chỉnh bạn nhập. =AND(L2=TRUE, G2>12)5 rồi áp vào dãy =AND(L2=TRUE, G2>12)6, ở ô =G2>123 thì sẽ ra giá trị đúng như đã viết, =AND(L2=TRUE, G2>12)8. Nhưng trong các ô tiếp theo, nó sẽ đánh giá nó là =AND(L2=TRUE, G2>12)9, =$С2="Federico Coria".0, v.v., nghĩa là định dạng có điều kiện sẽ điều chỉnh công thức cho bạn Nếu bạn không muốn điều chỉnh, bạn cần sử dụng biển báo =$С2="Federico Coria".1. Nếu bạn sử dụng =$С2="Federico Coria".2, nó sẽ giữ cho cả hàng và cột không đổi trong phạm vi. =$С2="Federico Coria".3 sẽ chỉ giữ cố định hàng và =$С2="Federico Coria".4 sẽ chỉ giữ cố định cột. Để đánh dấu một hàng dựa trên một cột, bạn cần sử dụng tùy chọn =$С2="Federico Coria".4 3. Không giống như trong các công thức tiêu chuẩn của Google Trang tính, dấu ngoặc đơn đóng sẽ không tự động được chèn cho bạn ở định dạng có điều kiện. Bạn phải cẩn thận với điều này và tự chèn chúng theo cách thủ công. Trong các công thức phức tạp, việc kiểm tra công thức trong ô trống thường hữu ích để đảm bảo cú pháp của bạn đúng 4. Định dạng có điều kiện, như chúng tôi đã đề cập trước đây, không thể áp dụng trực tiếp cho các tab khác trong trang tính của bạn. Bạn phải sử dụng hàm INDIRECT để tham chiếu một tab khác trong trang tính của mình Công thức tùy chỉnh định dạng có điều kiện của Google Trang tính không hợp lệKhi bạn sử dụng công thức Khách hàng là… như một phần của định dạng có điều kiện, bạn cũng phải cẩn thận khi nhập công thức của mình. Tất nhiên, nó sẽ không hoạt động. Hơn nữa, nó sẽ đánh dấu công thức bằng màu đỏ, như hình bên dưới Cách xóa định dạng có điều kiện trong Google SheetsTrong một số trường hợp, bạn có thể muốn xóa hoàn toàn định dạng có điều kiện trong Google Trang tính. Đây có thể là trường hợp khi bạn lấy dữ liệu từ người khác hoặc bạn muốn bắt đầu làm việc với bảng tính của mình từ đầu Để loại bỏ định dạng có điều kiện, trước tiên, bạn chọn dãy ô có định dạng có điều kiện, sau đó vào Định dạng => Định dạng có điều kiện và bạn sẽ thấy tất cả các quy tắc mà bạn đã tạo trong thanh bên. Nhấp vào biểu tượng thùng rác của quy tắc bạn muốn xóa. Định dạng có điều kiện sẽ bị xóa Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu về định dạng có điều kiện nâng cao trong Google Trang tínhBất kể bạn đang thực hiện loại dự án nào hoặc bạn đang làm việc với dữ liệu nào, bảng tính có thể là công cụ hoàn hảo để xử lý dữ liệu của bạn và rút ra ý nghĩa từ dữ liệu đó. Với định dạng có điều kiện trong Google Trang tính, bạn có thể làm cho dữ liệu của mình trông bắt mắt và có ý nghĩa hơn để tạo báo cáo trực quan và thân thiện với người đọc. Vì vậy, hãy tiếp tục học và áp dụng chức năng tuyệt vời này, và có thể bạn sẽ tìm thấy hàng chục trường hợp sử dụng cho định dạng có điều kiện Công thức tùy chỉnh trong Google Trang tính là gì?Bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh để áp dụng định dạng cho một hoặc nhiều ô dựa trên nội dung của các ô khác . Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính. Chọn các ô bạn muốn định dạng.
Bạn có thể định dạng có điều kiện một ô dựa trên một ô khác trong Google Trang tính không?Định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác không trống
. ' Viết công thức của bạn bằng cách sử dụng định dạng sau. =NOT(ISBLANK([cell#)), chọn kiểu định dạng của bạn, sau đó nhấp vào 'Xong .
Làm cách nào để sử dụng công thức tùy chỉnh trong xác thực dữ liệu trong Google Trang tính?Để thực hiện việc này, nhấp vào ô bên cạnh ô đó, sử dụng Control+Option+D (Ctrl+Alt+D cho Windows) rồi nhấn V. Or you may right-click on the cell and select Data Validation in the bottom of the list. In the menu, set the List from a range criteria and select the Regions column in the Payments Tab. |
