So sánh văn bản đi và văn bản đến
Quản lý văn bản đi và đến là hoạt động cần thiết đối với việc tổ chức, điều phối thông tin trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có một quy trình quản lý rõ ràng, cụ thể. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu quy trình quản lý văn bản đi và đến chi tiết nhằm giúp doanh nghiệp hiểu và áp dụng một cách hiệu quả hơn trong công tác theo dõi và xử lý văn bản. Show
1. Văn bản đi và đến là gì?Văn bản đi và đến (hay còn gọi là "văn bản đi đến") là các thuật ngữ thường được sử dụng trong quản lý tài liệu và giao tiếp của các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan. Chúng đề cập đến các tài liệu, thông điệp hoặc thông tin được gửi và nhận giữa các bên trong tổ chức hoặc từ tổ chức này đến tổ chức khác.
Quản lý văn bản đi và đến giúp tổ chức duy trì sự giao tiếp hiệu quả, theo dõi thông tin quan trọng và đảm bảo rằng các tài liệu được chuyển giao đúng người và thời gian. Các hệ thống và quy trình quản lý văn bản đi và đến thường được sử dụng để tối ưu hóa quản lý tài liệu và giao tiếp nội bộ. \>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Báo giá phần mềm quản lý văn bản mới nhất 2023 2. Quy trình quản lý văn bản điBên cạnh việc hiểu được văn bản đi là gì, doanh nghiệp cũng cần nắm được quy trình quản lý văn bản đi. Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm các bước cụ thể như sau: 2.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bảnĐây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý văn bản đi. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cấp số và thời gian ban hành văn bản cần được thực hiện như sau:
2.2 Đăng ký văn bảnSau khi thực hiện cấp số, thời gian ban hành, bước tiếp theo đó là đăng ký văn bản đi. Quá trình này được quy định cụ thể như sau:
2.3 Đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩnQuy định về việc nhân bản, đóng dấu và ký số của cơ quan, tổ chức được mô tả trong Điều 17 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
2.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản điQuy định về việc phát hành và theo dõi văn bản đi được nêu tại Điều 18 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
2.5 Lưu văn bảnQuy định về việc lưu trữ văn bản giấy và điện tử được nêu tại Điều 19 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
\>>>> THAM KHẢO: TOP 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến đơn giản, nhanh chóng 3. Quy trình quản lý văn bản đếnMục 2 Chương III của Nghị định số 30/2020 về quy trình quản lý văn bản được thực hiện theo các bước tuần tự như sau: 3.1 Tiếp nhận văn bảnViệc tiếp nhận văn bản được nêu tại Điều 21 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
3.2 Đăng ký văn bản đếnTrong bước đăng ký văn bản đến, người thực hiện cần tuân thủ các quy định sau:
3.3 Trình, chuyển giao văn bản đếnTrình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư cần trình ngay cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và chỉ đạo giải quyết. Văn bản khẩn cấp phải được trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được. Chuyển giao văn bản đến Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết dựa trên ý kiến phân phối của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo thời gian, đúng người nhận và bảo mật nội dung. 3.4 Giải quyết, đôn đốc việc giải quyết văn bản đếnViệc giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến được quy định như sau:
Trên đây, 1C Việt Nam đã chia sẻ chi tiết về quy trình quản lý văn bản đi và đến. Hiện nay, với sự phát triển của các nền tảng kỹ thuật số, quá trình trên trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của các phần mềm. Trong đó, 1C:Document Management là phần mềm văn phòng số cho phép quản lý văn bản đi và đến rõ ràng, khoa học. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm này, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay. Văn bản đi là gì ví dụ?Văn bản đi (Outgoing documents): Đây là các tài liệu hoặc thông tin mà tổ chức hoặc cá nhân gửi đi cho người khác. Ví dụ, một công ty có thể gửi thư mời hợp tác đến một đối tác kinh doanh hoặc gửi email thông báo tới khách hàng về các sản phẩm mới. Ai là người kiểm tra văn bản đi?
Văn thư có trách nhiệm gì sau khi chuyển phát văn bản đi?Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định. Quy trình quản lý văn bản đến gồm bao nhiêu bước?Trình tự quản lý văn bản đi. Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.. Bước 2: Đăng ký văn bản đi.. Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy);. Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.. Bước 5: Lưu văn bản đi.. Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.. |